11. Колонтитулы и экспорт PDF

Отчёт, который уходит руководителю или клиенту, почти всегда превращается в PDF. Чтобы он выглядел аккуратно, подготовьте лист к печати.

Режимы просмотра (вкладка «Вид» или значки внизу справа): «Разметка страницы» показывает листы бумаги с полями и колонтитулами, «Страничный режим» — синие линии разрывов, которые можно перетаскивать мышью.

Вкладка «Разметка страницы»:

• Область печати → Задать — печатать только выделенный диапазон, без черновых расчётов сбоку;
• Ориентация — книжная или альбомная (широкие таблицы — альбомная);
• Вписать — «ширина: 1 страница, высота: авто», чтобы столбцы не разъезжались на соседние листы;
• Печатать заголовки → Сквозные строки — например $1:$1: строка с названиями столбцов повторится на каждой странице;
• Разрывы → Вставить разрыв страницы — новая страница с выбранной строки.

Колонтитулы — текст сверху и снизу каждой страницы: «Вставка → Колонтитулы» или двойной щелчок по полю в режиме разметки. У колонтитула три части: слева, по центру, справа. Вместо ручного текста вставляют поля, которые Excel заполняет сам:

• &[Страница] и &[Страниц] — «Страница 2 из 5»;
• &[Дата], &[Время] — когда напечатано;
• &[Файл], &[Лист], &[Путь] — имя книги, листа, папка;
• можно задать «Особый колонтитул для первой страницы» и разные колонтитулы для чётных и нечётных.

Сохранить в PDF: «Файл → Экспорт → Создать документ PDF/XPS» или «Файл → Сохранить как → тип PDF». В «Параметрах» выберите, что выгружать: выделенный фрагмент, активные листы или всю книгу. На Mac — «Файл → Сохранить как → Формат: PDF». Перед экспортом проверьте результат в «Файл → Печать» (Ctrl+P) — там видно, сколько получится страниц.

Печати, колонтитулов и PDF в тренажёре нет — тема проверяется тестом. Подготовьте к печати любой свой отчёт в настоящем Excel по шагам выше.